Tietosuojaseloste

Tietosuojailmoitus ja evästeet

Ruka Ski Chalets / Chalet Dreams Oy
Virallinen suomenkielinen versio
Päivitetty: 22.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on:

Chalet Dreams Oy
Y-tunnus: 3529553-1
Osoite: Rukatunturintie 12, 93830 Rukatunturi
Palvelussa käytettävä nimi: Ruka Ski Chalets
Verkkosivusto: rukaskichalets.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Tuomas Kankaala
Puh. +358 50 336 3880
Sähköposti: [email protected]

Tässä tietosuojaselosteessa “Ruka Ski Chalets”, “Chalet Dreams Oy”, “me” tai “yhtiö” tarkoittaa Chalet Dreams Oy:tä.

2. Tietosuojaselosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä seuraavissa yhteyksissä:

Ruka Ski Chaletsin verkkosivusto ja verkkovarauspalvelu;
majoitusvaraukset ja asiakassuhteiden hoitaminen;
sisäänkirjautuminen, matkustajailmoitukset ja lakisääteiset majoitustoiminnan velvoitteet;
asiakaspalvelu, laskutus, maksut, reklamaatiot ja vaatimukset;
markkinointi, uutiskirjeet ja asiakasviestintä;
huoneistonomistaja-, kumppani- ja sidosryhmäsuhteet;
verkkosivustolla käytettävät evästeet ja vastaavat teknologiat.

3. Chalet Dreams Oy:n rooli ja huoneistojen omistajat

Ruka Ski Chalets toimii majoitustoiminnan harjoittajana, varausoperaattorina ja vuokrauspoolin operaattorina. Ellei erikseen toisin ilmoiteta, Ruka Ski Chaletsin kautta varattavaksi tarjottavat huoneistot ja majoituskohteet eivät ole Chalet Dreams Oy:n omistuksessa.

Huoneistot omistaa ulkopuolinen taho, joka voi olla yksityishenkilö tai oikeushenkilö. Chalet Dreams Oy toimii huoneistonomistajan puolesta erillisen sopimuksen nojalla ja huolehtii kohteiden markkinoinnista, varausten hallinnasta, majoituspalvelun järjestämisestä ja muista sovituista operatiivisista tehtävistä.

Varausmallista riippuen majoitussopimus voidaan tehdä joko asiakkaan ja Chalet Dreams Oy:n välillä tai asiakkaan ja sellaisen huoneistonomistajan välillä, jota Chalet Dreams Oy edustaa. Chalet Dreams Oy toimii kuitenkin rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita se käsittelee verkkosivuston, varausten, asiakaspalvelun, matkustajailmoitusten, majoitustoiminnan, markkinoinnin ja palvelun hallinnoinnin yhteydessä.

Huoneistonomistajalle voidaan luovuttaa rajattuja henkilötietoja silloin, kun se on tarpeen majoituspalvelun toteuttamiseksi, kohteen hallinnoimiseksi, vahinkojen käsittelemiseksi, kirjanpidon, verotuksen, lakisääteisten velvoitteiden tai sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Tällöin huoneistonomistaja voi toimia omassa käsittelyssään itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Jos omistaja tai muu osapuoli käsittelee henkilötietoja Chalet Dreams Oy:n puolesta, käsittelystä sovitaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

4.1 Tunniste- ja yhteystiedot

Voimme käsitellä asiakkaista, majoittujista, varaajista, yritysasiakkaiden edustajista, huoneistonomistajista ja muista yhteyshenkilöistä seuraavia tietoja:

nimi;
osoite;
puhelinnumero;
sähköpostiosoite;
syntymäaika;
henkilötunnus, jos sen käsittely on lain mukaan tarpeen tai sallittua;
kansalaisuus, jos tieto tarvitaan majoitustoiminnan lakisääteisiä velvoitteita varten;
yrityksen nimi, Y-tunnus ja edustajan tiedot;
kieli- ja viestintäasetukset.

4.2 Varaus-, majoitus- ja asiakassuhdetiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

varauksen tiedot, kuten majoituskohde, saapumis- ja lähtöpäivä, henkilömäärä ja hinta;
tiedot tilatuista palveluista, lisäpalveluista ja erityistoiveista;
asiakasviestit, yhteydenotot, palautteet ja reklamaatiot;
saapumisohjeet, avain- tai kulkutiedot ja sisäänkirjautumiseen liittyvät tiedot;
maksun tila, laskutustiedot, maksutapahtumien viitetiedot ja palautuksiin liittyvät tiedot;
vahinkoihin, löytötavaroihin, järjestyssääntöjen rikkomiseen, turvallisuustilanteisiin tai väärinkäytösepäilyihin liittyvät tiedot;
asiakaspalvelun, reklamaatioiden, vaatimusten ja oikeudellisten menettelyjen kannalta tarpeelliset tiedot.

Emme lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Jos asiakas antaa tällaisia tietoja vapaaehtoisesti esimerkiksi erityistarpeen huomioimiseksi, käsittelemme tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista. Asiakkaiden tulee välttää tarpeettomien arkaluonteisten tietojen lähettämistä.

4.3 Lakisääteiset matkustajatiedot ja matkustajailmoitus

Majoitustoiminnan harjoittajana Chalet Dreams Oy on velvollinen keräämään majoittuvista henkilöistä matkustajailmoitusta varten tarvittavat tiedot.

Matkustajailmoitus- ja matkustajarekisteritiedot voivat sisältää muun muassa:

matkustajan täydellisen nimen;
suomalaisen henkilötunnuksen tai, jos sitä ei ole, syntymäajan ja kansalaisuuden;
mukana olevan puolison ja alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai, jos niitä ei ole, syntymäajat;
matkustajan osoitteen;
maan, josta matkustaja saapuu Suomeen;
matkustusasiakirjan numeron;
saapumispäivän ja, jos tiedossa, lähtöpäivän;
matkustajan allekirjoituksen tai muun vastaavan vahvistuksen;
matkustajan henkilöllisyyden varmistamiseen liittyvät tiedot.

Matkustajailmoituksen tietoja käsitellään lakisääteisiä majoitus-, turvallisuus- ja viranomaisvelvoitteita varten. Näitä tietoja ei käytetä markkinointiin.

Ulkomaalaisia matkustajia koskevat matkustajatiedot voidaan luovuttaa poliisille lain edellyttämällä tavalla. Matkustajailmoitukset ja matkustajatiedot säilytetään yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoituspäivästä, minkä jälkeen ne hävitetään, ellei muu lainsäädäntö tai oikeusperuste edellytä pidempää säilyttämistä.

4.4 Verkkosivuston, evästeiden ja analytiikan tiedot

Kun käytät verkkosivustoamme, voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

IP-osoite;
evästetunnisteet ja muut verkkotunnisteet;
selain- ja laitetiedot;
käyttöjärjestelmätiedot;
sivukäynnit, klikkaukset, viittaavat sivut ja vierailun ajankohta;
evästesuostumukset ja evästeasetukset;
tekniset lokitiedot palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.

Välttämättömiä evästeitä käytetään verkkosivuston ja varauspalvelun toiminnan mahdollistamiseksi. Ei-välttämättömiä evästeitä, kuten analytiikka- ja markkinointievästeitä, käytetään suostumuksesi perusteella silloin, kun suostumus on lain mukaan tarpeen. Voit hallinnoida evästeasetuksiasi verkkosivustolla olevan evästeasetustyökalun kautta.

4.5 Markkinointitiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia markkinointiin liittyviä tietoja:

uutiskirjetilaukset;
markkinointisuostumukset ja markkinointikiellot;
viestintäasetukset;
kampanja- ja viestikohtaiset tiedot, kuten tieto siitä, onko sähköposti avattu tai linkkiä klikattu;
asiakassegmentit ja kiinnostuksen kohteita koskevat tiedot, jos niitä käytetään viestinnän kohdentamiseen.

Voit peruuttaa markkinointiviestit milloin tahansa.

4.6 Huoneistonomistajien, kumppanien ja sidosryhmien tiedot

Huoneistonomistajista, palveluntarjoajista ja yhteistyökumppaneista voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

nimi, yhteystiedot ja rooli;
yrityksen tiedot ja Y-tunnus;
sopimus-, kohde-, tilitys- ja laskutustiedot;
viestintä- ja palveluhistoria;
kirjanpidon, verotuksen ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeelliset tiedot.

5. Henkilötietojen lähteet

Saamme henkilötietoja pääasiassa seuraavista lähteistä:

rekisteröidyltä itseltään;
henkilöltä, joka tekee varauksen muiden majoittujien puolesta;
ryhmänjohtajilta tai yritysasiakkaiden edustajilta;
huoneistonomistajilta ja palveluntarjoajilta;
varaus- ja myyntikanavista, kuten Varaamökki.com, Booking.com, Airbnb, Nettimökki ja vastaavat palvelut;
maksupalveluntarjoajilta;
julkisista viranomaisrekistereistä, kuten yritysrekistereistä, silloin kun se on tarpeellista;
viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta, jos se on lain mukaan sallittua tai tarpeellista.

Jos annat meille muiden majoittujien, perheenjäsenten, työntekijöiden tai edustajien henkilötietoja, vastaat siitä, että sinulla on oikeus antaa kyseiset tiedot ja että kyseiset henkilöt ovat saaneet tiedon tästä tietosuojaselosteesta.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin.

6.1 Varausten ja majoituspalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja varausten vastaanottamiseksi, vahvistamiseksi ja hallinnoimiseksi, majoituksen järjestämiseksi, sisään- ja uloskirjautumisen hoitamiseksi, saapumisohjeiden lähettämiseksi, asiakaspalvelun tarjoamiseksi ja majoitussopimuksen täyttämiseksi.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet.

6.2 Lakisääteiset matkustajailmoitukset ja viranomaisvelvoitteet

Käsittelemme matkustajailmoitus- ja matkustajarekisteritietoja Suomen majoitustoimintaa koskevan lainsäädännön sekä muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Näihin velvoitteisiin voivat kuulua myös kirjanpito, verotus ja viranomaisille tehtävät ilmoitukset.

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.

6.3 Maksut, laskutus ja kirjanpito

Käsittelemme henkilötietoja maksujen, laskujen, hyvitysten, palautusten, kirjanpitoaineiston, verotuksen ja taloushallinnon hoitamiseksi.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu.

6.4 Asiakaspalvelu, reklamaatiot ja vaatimukset

Käsittelemme henkilötietoja yhteydenottoihin vastaamiseksi, tuen antamiseksi, palautteiden ja reklamaatioiden käsittelemiseksi, vahinkoasioiden selvittämiseksi sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu ja tarvittaessa lakisääteinen velvoite.

6.5 Turvallisuus, väärinkäytösten estäminen ja omaisuuden suojaaminen

Käsittelemme henkilötietoja asiakkaiden, henkilökunnan, huoneistojen ja muun omaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi, vahinkojen tai sääntörikkomusten selvittämiseksi ja palveluidemme tietoturvan ylläpitämiseksi.

Oikeusperuste: oikeutettu etu ja tarvittaessa lakisääteinen velvoite.

6.6 Yhteistyö huoneistonomistajien kanssa

Käsittelemme ja luovutamme tarpeellisia henkilötietoja huoneistonomistajille silloin, kun se on tarpeen majoituspalvelun toteuttamiseksi, kohteen hallinnoimiseksi, vahinkojen käsittelemiseksi, kirjanpito- tai verovelvoitteiden täyttämiseksi tai omistajien kanssa tehtyjen sopimusten hoitamiseksi.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite.

6.7 Markkinointi ja asiakasviestintä

Käsittelemme henkilötietoja palveluun liittyvien viestien, uutiskirjeiden, tarjousten ja muun markkinointiviestinnän lähettämiseksi.

Oikeusperuste: oikeutettu etu asiakasviestinnässä ja suoramarkkinoinnissa lain sallimissa rajoissa; suostumus sähköiseen markkinointiin ja evästeisiin silloin, kun suostumus on tarpeen.

6.8 Verkkosivuston analytiikka ja palvelun kehittäminen

Käsittelemme verkkosivuston käyttö- ja teknisiä tietoja verkkosivuston, varauspalvelun ja asiakaskokemuksen ylläpitämiseksi, suojaamiseksi, analysoimiseksi ja kehittämiseksi.

Oikeusperuste: oikeutettu etu välttämättömän teknisen käsittelyn ja tietoturvan osalta; suostumus ei-välttämättömien analytiikka- ja markkinointievästeiden osalta silloin, kun suostumus on tarpeen.

7. Oikeutetut edut

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, oikeutettu etumme voi olla esimerkiksi:

asiakassuhteiden hoitaminen;
palvelujen ja asiakaskokemuksen kehittäminen;
asiakkaiden, henkilökunnan ja omaisuuden suojaaminen;
väärinkäytösten ja petosten ehkäiseminen;
reklamaatioiden, vahinkojen ja oikeudellisten vaatimusten käsittely;
huoneistonomistaja- ja kumppanisuhteiden hallinnointi;
tavanomainen yritysviestintä ja suoramarkkinointi lain sallimissa rajoissa.

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voit aina vastustaa suoramarkkinointia.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai asettaa saataville seuraaville vastaanottajaryhmille silloin, kun se on tarpeen:

Chalet Dreams Oy:n henkilöstölle ja edustajille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi;
huoneistonomistajille, jos tiedot ovat tarpeen majoituksen, kohteen hallinnan, vahinkojen käsittelyn, kirjanpidon, verotuksen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta;
varaus- ja myyntikanaville, kuten Varaamökki.com, Booking.com, Airbnb, Nettimökki ja vastaavat palvelut;
maksupalveluntarjoajille, pankeille ja korttimaksujen käsittelijöille;
IT-, hosting-, verkkosivusto-, varausjärjestelmä- ja analytiikkapalvelujen toimittajille;
siivous-, huolto-, avainpalvelu- ja asiakaspalvelukumppaneille;
kirjanpito-, taloushallinto- ja tilintarkastuspalvelujen tarjoajille;
perintätoimistoille, lakimiehille, vakuutusyhtiöille ja vahingonkäsittelijöille;
viranomaisille, kuten poliisille, veroviranomaisille tai muille toimivaltaisille viranomaisille, jos laki sitä edellyttää;
yritysjärjestelyn, liiketoimintakaupan, sulautumisen, yrityskaupan tai muun vastaavan järjestelyn osapuolille.

Edellytämme palveluntarjoajiltamme, että ne käsittelevät henkilötietoja vain ohjeidemme ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pyrimme käsittelemään henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä.

Osa palveluntarjoajista tai varauskanavista voi kuitenkin käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen, vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun tietosuojalainsäädännön mukaiseen siirtoperusteeseen.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

Tyypillisiä säilytysaikoja ovat:

matkustajailmoitus- ja lakisääteiset majoitustiedot: yksi vuosi matkustajailmoituksen allekirjoituspäivästä, minkä jälkeen tiedot hävitetään, ellei muu oikeusperuste edellytä pidempää säilyttämistä;
varaus- ja asiakassuhdetiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen asiakaspalvelun, reklamaatioiden, vahinkojen, oikeudellisten vaatimusten, kirjanpidon tai muiden lakisääteisten velvoitteiden vuoksi;
kirjanpitoaineisto ja maksutapahtumiin liittyvät tositteet: pääsääntöisesti vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt;
tilinpäätös, kirjanpitokirjat ja vastaavat pysyväisluonteiset kirjanpitoaineistot: pääsääntöisesti vähintään kymmenen vuotta lain edellyttämällä tavalla;
markkinointitiedot: kunnes suostumus peruutetaan, markkinointi kielletään tai tietoja ei enää tarvita markkinointitarkoituksiin;
eväste- ja analytiikkatiedot: evästeasetuksissa tai evästekäytännössä ilmoitettujen säilytysaikojen mukaisesti;
huoneistonomistaja-, kumppani- ja sopimustiedot: sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen kirjanpidon, verotuksen, vaatimusten tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan, anonymisoidaan tai hävitetään turvallisesti.

11. Henkilötietojen antamisen tarpeellisuus

Varaus- ja yhteystietojen antaminen on tarpeen varauksen tekemiseksi ja hallinnoimiseksi. Lakisääteisten matkustajatietojen antaminen on tarpeen majoituksen toteuttamiseksi ja majoitustoimintaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jos tarpeellisia tietoja ei anneta, emme välttämättä voi hyväksyä varausta, tarjota majoitusta tai toteuttaa sisäänkirjautumista.

Markkinointisuostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

12. Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta, käyttäjätunnukset ja salasanat, turvalliset järjestelmät, salassapitovelvoitteet, henkilöstön ohjeistaminen, varmuuskopiointi sekä sopimukselliset tietosuojavelvoitteet palveluntarjoajien kanssa.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

13. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Emme tee sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

Voimme käyttää rajattua profilointia tai segmentointia markkinoinnin, asiakasviestinnän, analytiikan ja palvelun kehittämisen yhteydessä. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:

oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin;
oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
oikeus pyytää tietojen poistamista;
oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista;
oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
oikeus vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa;
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos edellytykset täyttyvät;
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen;
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kaikki oikeudet eivät ole käytettävissä kaikissa tilanteissa. Oikeuden laajuus riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen:

Chalet Dreams Oy / Ruka Ski Chalets
Tietosuojapyyntö
Sähköposti: [email protected]

Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, vastausaikaa voidaan jatkaa tietosuojalainsäädännön sallimalla tavalla.

15. Valvontaviranomainen

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: tietosuoja.fi

16. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivustollamme.

1. Data Controller

The data controller is:

Chalet Dreams Oy
Business ID: 3529553-1
Address: Rukatunturintie 12, 93830 Rukatunturi, Finland
Business name used in the service: Ruka Ski Chalets
Website: rukaskichalets.fi

Data protection contact:
Tuomas Kankaala
Tel. +358 50 336 3880
Email: [email protected]

In this Privacy Notice, “Ruka Ski Chalets”, “Chalet Dreams Oy”, “we”, “us” or “the Company” refers to Chalet Dreams Oy.

2. Scope of this Privacy Notice

This Privacy Notice applies to the processing of personal data in connection with:

the Ruka Ski Chalets website and online booking service;
accommodation bookings and customer relationship management;
check-in, guest registration and statutory accommodation reporting duties;
customer service, invoicing, payments, complaints and claims;
marketing, newsletters and customer communications;
owner, partner and stakeholder relationships; and
cookies and similar technologies used on the website.

3. Role of Chalet Dreams Oy and apartment owners

Ruka Ski Chalets is an accommodation operator, booking operator and rental pool operator. Unless expressly stated otherwise, the apartments and accommodation units offered through Ruka Ski Chalets are owned by third parties, who may be private individuals or legal entities.

Chalet Dreams Oy operates, markets and administers accommodation services under separate agreements with the apartment owners. Depending on the booking model, the accommodation contract may be made either between the guest and Chalet Dreams Oy, or between the guest and the apartment owner represented by Chalet Dreams Oy.

Chalet Dreams Oy is the data controller for personal data processed in connection with the website, bookings, customer service, statutory guest registration, accommodation operations, marketing and service administration.

Apartment owners may receive limited personal data where necessary for the performance of the accommodation service, management of the property, handling of damage, accounting, taxation, legal obligations or contractual obligations. In such cases the apartment owner may act as an independent data controller for their own processing. Where an owner or other party processes personal data on behalf of Chalet Dreams Oy, appropriate data protection arrangements are used.

4. Personal data we collect

We collect only personal data that is necessary for the purposes described in this Privacy Notice.

4.1 Identification and contact details

We may process the following data concerning customers, guests, persons making a booking, company representatives, apartment owners and other contact persons:

name;
address;
telephone number;
email address;
date of birth;
Finnish personal identity code where required or permitted by law;
nationality where required for accommodation reporting;
company name, business ID and representative details;
language preference and communication preferences.

4.2 Booking, accommodation and customer relationship data

We may process:

booking details, including accommodation unit, arrival and departure dates, number of guests and price;
information about services ordered, additional services and special requests;
customer communications, messages, feedback and complaints;
arrival instructions, key or access information and check-in related data;
payment status, invoicing details, transaction references and refund information;
information related to damages, lost property, rule violations, safety incidents or misuse;
information needed for customer service, claims handling and legal proceedings.

We do not intentionally collect special categories of personal data, such as health data, unless the customer voluntarily provides such information and it is necessary to provide the requested service. Customers should avoid sending unnecessary sensitive information.

4.3 Statutory accommodation and passenger card data

As an accommodation operator in Finland, we are legally required to collect passenger information from guests staying at the accommodation.

The required passenger card or guest registration data may include:

the passenger’s full name;
Finnish personal identity code, or if not available, date of birth and nationality;
the full names and Finnish personal identity codes of an accompanying spouse and minor children, or if not available, their dates of birth;
the passenger’s address;
the country from which the passenger arrives in Finland;
travel document number;
date of arrival and date of departure, if known;
signature or equivalent confirmation of the passenger information;
verification of the passenger’s identity.

Passenger card data is processed only for statutory accommodation, safety and authority purposes and is not used for marketing.

Data concerning foreign travellers may be disclosed to the police without delay as required by Finnish law. Passenger card data is retained for one year after the passenger card has been signed, after which it is erased unless a separate legal basis requires longer retention.

4.4 Website, cookie and analytics data

When you use our website, we may process:

IP address;
cookie identifiers and similar online identifiers;
browser and device information;
operating system information;
pages visited, clicks, referring pages and time of visit;
cookie consent and preference data;
technical log data needed for security and service operation.

Non-essential cookies, such as analytics and marketing cookies, are used based on your consent where required by law. You can manage your cookie preferences through the cookie settings available on our website.

4.5 Marketing data

We may process:

newsletter subscriptions;
marketing consents and opt-outs;
communication preferences;
campaign and message engagement data, such as whether an email has been opened or a link clicked;
customer segment or preference data used for relevant communications.

You may unsubscribe from marketing communications at any time.

4.6 Owner, partner and stakeholder data

For apartment owners, service providers and business partners, we may process:

name, contact details and role;
company details and business ID;
agreement, property, payout and invoicing information;
communications and service history;
information required for accounting, taxation and legal compliance.

5. Sources of personal data

We collect personal data primarily from:

the data subject directly;
the person making a booking on behalf of other guests;
travel group leaders or company representatives;
apartment owners and service providers;
booking and sales channels, such as Varaamökki.com, Booking.com, Airbnb, Nettimökki and similar platforms;
payment service providers;
public official registers, such as trade registers, where necessary; and
authorities or other third parties where permitted or required by law.

If you provide personal data about other guests, family members, employees or representatives, you are responsible for ensuring that you have the right to provide such data and that the persons concerned are informed about this Privacy Notice.

6. Purposes and legal bases for processing

We process personal data for the following purposes:

6.1 Bookings and accommodation services

We process personal data to receive bookings, confirm reservations, provide accommodation, manage check-in and check-out, send arrival instructions, provide customer service and fulfil accommodation contracts.

Legal basis: performance of a contract or steps prior to entering into a contract.

6.2 Statutory guest registration and authority obligations

We process passenger card and guest registration data to comply with Finnish accommodation legislation and other statutory obligations, including accounting, taxation and authority reporting.

Legal basis: compliance with a legal obligation.

6.3 Payments, invoicing and accounting

We process personal data to handle payments, invoices, refunds, accounting records, taxation and financial administration.

Legal basis: performance of a contract, compliance with a legal obligation and legitimate interest.

6.4 Customer service, complaints and claims

We process personal data to respond to enquiries, provide support, handle feedback, resolve complaints, manage damages and defend or establish legal claims.

Legal basis: performance of a contract, legitimate interest and, where applicable, compliance with a legal obligation.

6.5 Safety, misuse prevention and property protection

We process personal data to ensure the safety of guests, personnel and property, prevent misuse, investigate damage or rule violations and maintain the security of our services.

Legal basis: legitimate interest and, where applicable, compliance with a legal obligation.

6.6 Cooperation with apartment owners

We process and disclose necessary personal data to apartment owners where required to perform the accommodation service, manage the property, handle damage, comply with accounting or tax obligations or fulfil agreements with owners.

Legal basis: performance of a contract, legitimate interest and compliance with a legal obligation.

6.7 Marketing and customer communications

We process personal data to send service-related messages, newsletters, offers and other marketing communications.

Legal basis: legitimate interest for customer communications and direct marketing where permitted by law; consent for electronic marketing and cookies where consent is required.

6.8 Website analytics and service development

We process website and usage data to maintain, analyse, secure and improve the website, booking service and customer experience.

Legal basis: legitimate interest for essential technical processing and service security; consent for non-essential analytics and marketing cookies where required.

7. Legitimate interests

Where processing is based on legitimate interest, our legitimate interests may include:

managing customer relationships;
developing services and customer experience;
protecting property, guests and personnel;
preventing misuse and fraud;
handling complaints, damages and legal claims;
managing relationships with apartment owners and service providers;
conducting ordinary business communications and direct marketing within legal limits.

You have the right to object to processing based on legitimate interest on grounds relating to your particular situation. You may always object to direct marketing.

8. Recipients of personal data

Personal data may be disclosed or made available to the following categories of recipients where necessary:

personnel and representatives of Chalet Dreams Oy who need the data for their duties;
apartment owners, where necessary for the accommodation, property management, damage handling, accounting, taxation or legal obligations;
booking and sales channels, such as Varaamökki.com, Booking.com, Airbnb, Nettimökki and similar platforms;
payment service providers, banks and card payment processors;
IT, hosting, booking system, website and analytics service providers;
cleaning, maintenance, key service and customer service partners;
accounting, payroll, financial administration and auditing service providers;
debt collection agencies, legal advisers, insurers and claims handlers;
authorities, such as the police, tax authorities or other competent public authorities, where required by law;
parties involved in a merger, acquisition, business transfer or corporate restructuring.

We require our service providers to process personal data only in accordance with our instructions and applicable data protection law.

9. Transfers outside the EU or EEA

As a rule, we aim to process personal data within the European Union and the European Economic Area.

Some service providers or booking channels may process data outside the EU or EEA. If personal data is transferred outside the EU or EEA, we ensure that the transfer is based on an adequacy decision by the European Commission, standard contractual clauses or another lawful transfer mechanism required by data protection law.

10. Retention periods

We retain personal data only for as long as necessary for the purposes described in this Privacy Notice or as required by law.

Typical retention periods include:

passenger card and statutory accommodation data: one year after the passenger card has been signed, after which the data is erased unless another legal basis requires longer retention;
booking and customer relationship data: for the duration of the customer relationship and thereafter for as long as necessary for customer service, complaints, claims, accounting or legal purposes;
accounting vouchers and transaction documentation: generally at least six years from the end of the relevant financial year;
financial statements, accounting books and comparable accounting records: generally at least ten years where required by law;
marketing data: until consent is withdrawn, marketing is objected to, or the data is no longer needed for marketing purposes;
cookie and analytics data: in accordance with the retention periods stated in the cookie settings or cookie policy;
owner, partner and agreement data: for the duration of the agreement and thereafter for as long as necessary for accounting, taxation, claims and legal obligations.

When personal data is no longer needed, it is deleted, anonymised or securely destroyed.

11. Provision of personal data

Providing booking and contact data is necessary to make and manage a booking. Providing statutory passenger card data is required by Finnish accommodation legislation. If the required data is not provided, we may be unable to accept the booking, provide accommodation or complete check-in.

Providing marketing consent is voluntary.

12. Protection of personal data

We protect personal data using appropriate technical and organisational measures. These may include access controls, passwords, user rights management, secure systems, confidentiality obligations, staff instructions, backup procedures and contractual safeguards with service providers.

Access to personal data is limited to persons who need the data for their work.

13. Automated decision-making and profiling

We do not make decisions based solely on automated processing that would produce legal effects or similarly significant effects for you.

We may use limited profiling or segmentation for marketing, customer communications, analytics and service development. You have the right to object to direct marketing and related profiling at any time.

14. Rights of the data subject

You have the following rights under applicable data protection law:

right of access to your personal data;
right to rectification of inaccurate or incomplete data;
right to erasure of data;
right to restriction of processing;
right to object to processing based on legitimate interest;
right to object to direct marketing at any time;
right to data portability where applicable;
right to withdraw consent at any time, where processing is based on consent;
right to lodge a complaint with a supervisory authority.

Requests concerning your rights should be sent to:

Chalet Dreams Oy / Ruka Ski Chalets
Data protection request
Email: [email protected]

We may verify your identity before processing the request. We normally respond within one month. If the request is complex or numerous, the response period may be extended as permitted by law.

15. Supervisory authority

If you believe that your personal data has been processed unlawfully, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority.

In Finland, the supervisory authority is:

Office of the Data Protection Ombudsman
Website: tietosuoja.fi

16. Changes to this Privacy Notice

We may update this Privacy Notice from time to time. The latest version is available on our website.